دوره تجربه محور مدیریت پروژه های معدن و صنایع معدنی-قسمت ۶
جلسه ششم- دوره تجربه محور مدیریت پروژه
دکتر علی اصغر پورمند :
بسم الله الرحمن الرحیم،
امروز جلسه ششم موضوع تجربه محور مدیریت پروژه است و من سعی میکنم که در ادامه بحث مدیریت حرفه ای پنج مولفه است که این پنج مولفه را خوب هست که ما همزمان با هم حتما در نظر داشته باشیم و بتوانیم به سمت مدیریت حرفه ای حرکت کنیم. از نظر من این پنج مولفه حتما در بقیه فعالیتها هم میشود.حالا ما داریم راجع به پروژه میگوییم میتونه راجع به کسب و کار هم باشد.
اولی موضوع سلامت هست یعنی هر فعالیتی که ما میخواهیم انجام بدهیم اون فعالیت باید فعالیت سالمی باشه. فعالیت سالمی باشه یعنی چی؟ یعنی این که حتما در چارچوب قانون باشد ،در چارچوب مقررات باشد، در چارچوب آیین نامه ها و دستور العملها باشد و حتی یک درصد یا کمتر از یک درصد هم نباید این مولفه سلامت خدچه دار شود.
من در موضوع سلامت میتونم خیلی صحبت بکنم ولی شاید در همین جلسه در همین حد کفایت کند. موضوع بعدی سرعت هست! ببینید سرعت یعنی انجام یک کار در زمان بهینه خودش ،سرعت به معنی سریع بودن نیست یعنی بعضا این اشتباه میشه که، چون ما داریم در فرهنگ ایرانی ها که زود باش! وقتی میگن سریع، فکر میکنن در یک زمان مثلا هر چه زمان کوتاه تر باشه، نه! سرعت یعنی این که ما فرضا اگر با یک خودرو میخواهیم یک مسافت سی کیلومتری بریم، بر اساس اکوسیستم و بر اساس اون ،سرعتمون رو باید تنظیم کنیم. یعنی خب در کنار سرعت مولفه بعدی که حتما مهمه دقت هست. یعنی دقت از نظر من همواره باید به سمت صد در صد میل کنه. باز یکی از مولفه هایی که خیلی یکی از پارامتره هایی که من در طی این پنجاه و دو سالی که از دوران نوجوانی فعالیت کردم ،” بی دقتی “هست و این” بی دقتی”، خیلی آسیب میزنه به همه چی. یک بار یه خبرنگاری از من سوال کرد گفت که: شما هم بخش دولتی کار کردید هم بخش خصوصی، مهمترین مسئله ما، شما فکر میکنید چیه؟ من گفتم” بی دقتی” و این دقت در کار فوق العاده مسئله مهمی هست.
مسئله بعد نظمه،” نظم“ یعنی چی؟ از یک فعالیت خیلی ساده شروع میشه، اگر بنا هست مثلا یه جلسه ای رو میخواییم شروع کنیم اگر میگیم ، این جلسه ساعت هشت شروع میشه، حتما باید راس ساعت هشت شروع بشه و مسئول اون جلسه باید بیاید، حتی اگر یک نفرم در اون جلسه نبود کار خودشو شروع کنه. بقیه وظیفه دارند و موظفند که خودشان را برسانند .
نظم ،انضباط ،باعث میشه که همه خودشون رو با اون نظم تطبیق بدهند. چه کسانی باید نظمشون خیلی بیشتر از بقیه باشه؟ اونایی که میخوان یه مجموعه ای رو مدیریت کنن، اونا باید نظمشون از همه بیشتر باشه.
و در انتها” یگانگی“ یعنی در یک مجموعه کلیه فعالیتها باید یگانه باشه. ببینید ما درسته که تقسیم وظایف داریم قسمت های مختلف، آدم های مختلف داریم. ما این را باید بدانیم که وقتی ما میگوییم یگانگی، معنی اش شبیه هم بودن انسان ها و هم دیگر نیست ،اصلا یگانگی در تفاوت آدم ها معنی پیدا میکنه وگرنه اگر بنابود که انسان ها همه شان مثل هم باشند، اصلا دیگر یگانگی مفهوم پیدا نمیکرد. یگانگی در چه موضوعاتی مفهوم پیدا میکنه؟
در تفاوت های شب روز! گرما سرما! جوانی پیری!تمام این ها هست دیگه. یعنی ما باید بدونیم یعنی ما یه عده ای هستیم با همدیگر میخواهیم یه فعالیتی رو انجام بدهیم، همه هم با همدیگر تفاوت داریم. اینجا یگانگی مفهوم پیدا میکنه. یگانگی یعنی چی؟ من اینجوری متوجه میشم که یکی این که همه همدیگر رو پوشش میدهند، علی الرغم تقسیم وظایف .یعنی علی الرغم تقسیم وظایف که دارند همدیگر را پوشش میدهند .
نکته دوم این که همه آحاد رو باید دربر بگیره ،هیچ چیزی نباید خارج بشه . من از یک عارفی دیدم خیلی تعریف ساده ای میکنه، میگه :که شما در مسافرت ها، وقتی یک خانواده یا عده ای دوست با هم دیگر مسافرت میروند. اونجا دیگه یکی نمیگه که آقا من مثلا وظیفم اونه! تو وظیفت اینه! درعین حالی که شاید کارا رو هم با هم دیگر تقسیم میکنن، ولی درعین حال در کنار اون وظیفه ای که به عهده گرفتن ،هر کار دیگری هم لازم باشه انجام میدهند، میره کمک اون، میگه تو چی میخوای! یعنی در نهایت مسافرتی میتونیم بگیم خوش میگذره که اون مسافرین وقتی با هم دیگر میروند، مشخص نمیشه که کارا رو کی داره انجام میده! همه دارن کارها رو انجام میدهند. مثلا توی خانواده سفره انداختن ،مثلا غذا ،اینجوریه دیگه، هر کس هر کاری از دستش برمیاد انجام میده .سفره رو بخواهند جمع بکنن هم همینطوره ،خیلی این مفهوم، مفهوم خوبیه .اگه سوالی دارید بفرمایید.
سوال:
میخواستم در بحث فرایند ، ببینیم که از نظر شما یعنی چی و توی مدیریت حرفه ای این چه اثری دارد؟
پاسخ دکتر پورمند :
ببینیم من همون پنج تا مولفه ای رو که عرض کردم اون خودش یه فرآینده .ما باید بدونیم همه چیز در نظام هستی یک فراینده، یعنی ما موضوعات جدا جدا و جزیره ی نداریم. ما حتی در گذشته های خیلی دور به لحاظ زمین شناسی ما این قاره هایی که الان مطرحه ،اینها که اینجوری مطرح نبود که اینها یک قاره بوده است. خب در اثر تغییرات زمین شناسی اینا از هم دیگر جدا شده، اوقیانوسها معلوم شده ،یعنی در واقع این زمین یک مجموعه به هم پیوسته ی یک پارچه ی فرایندی است. بقیه فعالیت ها هم این است.
فرایند از نظر من یک بخش این است که ما برای هر اقدامی برای هر فعالیتی، یه ورودی داریم این ورودی شما میتونه علم باشه ،دانش باشه، متریال باشه، زمان باشه ،مکان باشه، انسان ها باشند، اکوسیستم باشه، اینها همه میشه ورودی! و این ورودی ها اتفاقا متغیر هم است. حالا مثلا در حوزه معدنی اتفاقا یکی از اشکالاتی که وجود دارد این هستش که یک کارخونه ی فراوری طراحی میشه و اون طراح میگه که آقا تو بگو این معدن مثلا مشخصاتش دقیق چیه؟ میگم عزیزم این مشخصات معدنی که در اکتشاف در آمده این خیلی جنرال وکلی هست. ولی شما وقتی میری در لایه های مختلف داری استخراج میکنی اینها باهم متفاوت هست .پس تو باید فرایندت یه جوری طراحی بشه که با انواع و اقسام ورودی ها باید تطابق داشته باشه. انعطاف داشته باشه که حالا بهش میگن “پروسس” ولی من فرایند رو مجموعه ای از ورودی، پروسس و خروجی میدونم. شما دنبال یه خروجی هستی دیگه! شما میخواهی ببینید اون خروجیه چیه ؟ و متاسفانه خیلی از انسان ها نگاهشون به فعالیت ها و موضوعات فرایندی نیست. حتی درطراحی سیستم های نرم افزاری من این را متوجه شدم که مخصوصا به اون طراح ها گفتم شما قبل از این که بیایید یه نرم افزار بنویسید، شما باید اول فرایند رو درست متوجه بشید و اصلا در مهندسی یا E یا ENGINEERING اصلش چیه؟ اصلش فرآینده. اصلش که ماشینالات نیست .شما ماشینالات رو بر اساس فرایند انتخاب می کنید. شما نمی روید یک ماشینالاتی بخرید. برای فرآیند دیگرکه. پس این بیسیک از نظر من کاملا توی بخش مهندسی یعنی فرآیند ،پس شناخت فرایندها برای ما مهم است.
و نکته بعدی این است که ما در یک فعالیت، فرایندهای مختلف داریم و این فرایندها در هم اثر میگذارند که اون را من اسمش را میگذارم “سیستم داینامیک” یعنی شما تصمیماتی که دارید می گیرید هم باید به فرایندی که الان مسئولش هستید ، باید بهش تسلط کامل داشته باشید و هم بقیه فرایندها که توی این فرایند اثر می گذارند. اگر ما درست تصمیم نگیریم احتمال داره تصمیمات ما بیافته در چرخه بدخیم و یا چرخه خوش خیم.
اینو باید بدونیم و بالاخره برای مثال من بخوام بگویم، مثلا بازار پول ،بازار کار، بازار سرمایه، اینها همه خودش یک فراینده. اینها فرآیندهایی هست که توی فرایند اصلی شما اثر میگذارد.
یه مثال هم من بزنم برای این که بهتر بتونم این مطلب رو بگم مثلا یک خانوم، یک خانوم خونه، آشپزی داره می کنه، من مثلا مورد دارم که این مادر ما غذا درست میکرد. خب این بر اساس یه فرایندی اومده این کاررو کرده ، برنامه ریزی کرده که امروز چی درست کنه! متریال چی باشه! پروسسش چی باشه! و چه خروجی انتظار داره .خب این مثلا در یک زمانی میذاره تا پختش کامل بشه. این پدر ما نمیدونست که این یک فراینده !خودش میامد میرفت سرخود توی آشپزخونه ،مثلا نمک و ترشی اینا رو میچشید، بعد میگفت کمه! بعد خودش همینجوری اضافه میکرد ،اونم نمیدونست که این اضافه کرده !بعد اون میامد اونم میریخت ،مزه غذا بهم میریخت، بعد اینا جر و بحث میکردند.
من آخرش متوجه شدم که هیچ کس حق نداره در کار صاحب فرایند دخالت بکنه !
انشاءالله که موفق باشید و سلامت.
تحلیل جلسه ششم – دوره مدیریت پروژه
متن ارائه شده، در حوزه مدیریت پروژه به نظر می‌رسد که بر تجربیات شخصی سخنران و اهمیت برخی اصول بنیادی در این حوزه تاکید دارد.
محورهای اصلی متن:
- پنج مولفه کلیدی مدیریت پروژه: سخنران بر پنج مولفه اصلی تاکید می‌کند که شامل سلامت، سرعت، دقت، نظم و یگانگی است. این مولفه‌ها نشان میدهند که مدیریت پروژه فراتر از جنبه‌های فنی و شامل جنبه‌های انسانی، اخلاقی و سازمانی نیز میشود.
- اهمیت فرایندها: سخنران بر اهمیت درک فرایندها و تأثیر متقابل آن‌ها بر یکدیگر تاکید می‌کند. این دیدگاه نشان می‌دهد که مدیریت پروژه یک فعالیت پویا و پیچیده است که نیازمند درک روابط بین اجزای مختلف است.
- تاکید بر تجربه شخصی: سخنران از تجربیات شخصی خود برای توضیح مفاهیم استفاده می‌کند و این نشان می‌دهد که دانش و مهارت در مدیریت پروژه تا حد زیادی مبتنی بر تجربه است.
- اهمیت یکپارچگی: سخنران بر اهمیت یگانگی در تیم‌های پروژه تاکید می‌کند. این بدان معناست که همه اعضای تیم باید به طور هماهنگ و یکپارچه برای دستیابی به اهداف پروژه تلاش کنند.
نکات قابل توجه:
- رویکرد جامع: سخنران به مدیریت پروژه به عنوان یک فعالیت جامع نگاه می‌کند که شامل جنبه‌های فنی، انسانی و اخلاقی است.
- تاکید بر نظم و انضباط: نظم و انضباط به عنوان یکی از عوامل کلیدی موفقیت پروژه‌ها معرفی شده است.
- اهمیت تجربه: تجربه شخصی سخنران به عنوان یک منبع ارزشمند برای یادگیری و بهبود در مدیریت پروژه معرفی شده است.
- رویکرد فرایندی: سخنران بر اهمیت درک فرایندها و روابط بین آن‌ها تاکید می‌کند.
خلاصه‌ای از این پنج مؤلفه و نکات کلیدی سخنرانی در ادامه آمده است:
۱. سلامت
- تعریف: فعالیت باید کاملاً قانونی، مطابق مقررات، و بدون حتی کوچک‌ترین خدشه‌ای در چارچوب باشد.
- اهمیت: سلامت در کار ضامن مشروعیت و مقبولیت آن است، و بی‌توجهی به آن می‌تواند به اعتبار و پایایی پروژه آسیب بزند.
۲. سرعت
- تعریف: سرعت به معنی تکمیل کار در زمان بهینه است و به اشتباه با عجله و شتاب‌زدگی معادل گرفته نمی‌شود.
- توضیح: مدیریت زمان به‌طور متناسب با شرایط و منابع، به دستیابی به اهداف پروژه کمک می‌کند.
۳. دقت
- تعریف: هدف، رسیدن به حداکثر دقت ممکن در هر فعالیت است.
- اهمیت: کم‌دقتی آسیب‌های جدی به هر دو بخش دولتی و خصوصی وارد می‌کند، و دقت یکی از ارکان حیاتی در مدیریت حرفه‌ای است.
۴. نظم
- تعریف: رعایت دقیق زمان‌بندی و تعهد به اجرای برنامه‌ها بدون تأخیر.
- اهمیت: نظم، از طریق هماهنگی و تطبیق وظایف، باعث شکل‌گیری ساختار منظم‌تر و کارآمدتری در تیم میشود. به‌ویژه مدیران باید بیشترین سطح نظم را از خود نشان دهند.
۵. یگانگی
- تعریف: همکاری هماهنگ میان تمام اعضای یک مجموعه با وجود تفاوت‌ها.
- مثال: به مشابهت سفر گروهی اشاره شده که در آن، وظایف به‌طور خودکار بین افراد تقسیم میشود و هرکس به کمک دیگران می‌آید.
- اهمیت: یگانگی به معنای پشتیبانی و هماهنگی متقابل است که پروژه‌ها و فعالیتها را به‌صورت یکپارچه و سازگار پیش می‌برد.
پرسش و پاسخ درباره فرآیند در مدیریت
سخنران در توضیح مفهوم فرآیند، اشاره می‌کند که در هر فعالیتی، فرایند از ورودی، پردازش، و خروجی تشکیل شده است. فرآیند باید منعطف و سازگار با تغییرات باشد و سیستم‌های مدیریت پروژه نیز باید این اصل را رعایت کنند. مثال‌های مختلف مانند بازارها و حتی آشپزی نیز برای روشن‌سازی این مفهوم استفاده شده است تا نشان دهد که هر کسی که مسئول یک فرآیند است، باید در کار خود استقلال و تمرکز داشته باشد.
نتیجه‌گیری
این پنج مؤلفه می‌توانند در مدیریت پروژه‌ها یا هر فعالیت کاری دیگری مؤثر باشند. رعایت سلامت، سرعت، دقت، نظم و یگانگی به بهبود هماهنگی تیمی و بهره‌وری بیشتر منجر میشود، و مدیریت فرآیندها نیز به‌صورت یکپارچه و پویا اهمیت بالایی در موفقیت پروژه دارد.
سوالاتی برای بررسی بیشتر:
- تفاوت با رویکردهای غربی: چگونه می‌توان این پنج مولفه را با رویکردهای غربی در مدیریت پروژه مانند PMI’s PMBOK Guide مقایسه کرد؟
- تأثیر فرهنگ: چگونه فرهنگ سازمانی و ملی بر درک و اجرای این مولفه‌ها تأثیر میگذارد؟
- ابزارهای اندازه‌گیری: چگونه می‌توان به طور دقیق این مولفه‌ها را اندازه‌گیری و ارزیابی کرد؟
- مقاومت در برابر تغییر: چگونه می‌توان مقاومت در برابر تغییرات را در اجرای این اصول کاهش داد؟
- تکنولوژی: چگونه می‌توان از فناوری برای پشتیبانی از این اصول و بهبود نتایج پروژه استفاده کرد؟
در کل، متن ارائه شده یک دیدگاه جامع و ارزشمند در مورد مدیریت پروژه ارائه می‌دهد و می‌تواند برای مدیران پروژه و علاقه‌مندان به این حوزه مفید باشد.
