دوره تجربه محور مدیریت پروژه- ۱۰

تاکنون در حوزۀ مدیریت پروژه کتاب های متعددی در کشور منتشر شده است،به ویژه با گسترش استانداردهای مدیریت پروژه و اقبال جامعه به کتاب های تخصصی این رشته، مترجمان و مؤلفان ایرانی سعی کرده اند آثاری متناسب با این موضوع منتشر کنند. هرچند با وجود تعداد زیادی کتاب در این زمینه، همواره جای خالی دوره ای تجربه محور و تخصصی در حوزه معدن و صنایع معدنی به ویژه برای دانشجویان، مدیران و همچنین کسانی که به موضوع مدیریت پروژه علاقه مندند دیده می شد.لذا بر آن شدیم تا در آکادمی سناماین این موضوع را قالب دوره ای سلسله وار با حضور جناب آقای دکتر علی اصغر پورمند ارائه دهیم .
موضوع جلسه ۱۰
در این جلسه،دکتر پورمند ، نکات کلیدی و تجربیات عملی در مورد بخش تدارکات پروژهها ارائه نمودند. تدارکات یکی از بخشهای مهم و تاثیرگذار در موفقیت پروژهها است و باید به دقت برنامهریزی و مدیریت شود.
جلسه دهم- دوره تجربه محور مدیریت پروژه]
[دکتر پورمند :]
[مقدمه و هدف جلسه]
بسم الله الرحمن الرحیم
امروز جلسه دهم مدیریت تجربه محور پروژه ها را انشاء الله ضبط میکنیم و بدیهی است که من نکات کلیدی را سعی میکنم عرض کنم. چون نمیخواهم وارد جزئیات بشوم و اساسا هدفم در اینجا آموزش مدیریت پروژه نیست.
الحمدلله اونهایی که مدیر پروژه هستند بلدند و همچنین دوره های خیلی خوبی هم داخل و هم در خارج از کشور داره تشکیل میشود.
[بخش تدارکات (P) و تقسیم بندی آن]
خب ما به بخش P رسیدیم و تدارکات که معمولا در همه پروژه ها در بخش تدارکات وزن بالایی داره و من فکر میکنم که بخش تدارکات رو باید به دو بخش اصلی و فرعی تقسیم کرد.
بخش اصلی آنهایی است که زمان ساخت طولانی دارد.
ما آن تجهیزاتی که زمان ساختش طولانی تره رو باید سریعتر سفارش گذاری کنیم و همچنین بتونیم مستندات مهندسی پایه یا بیسیک رو بگیریم.
چون برای بخش سیویل لازم داریم و چون اونها زمان بیشتری رو می بره و اونو بگیریم و بدهیم به بخش مهندسی که بتونه دیتیل و تفصیلی رو آماده بکنه.
لذا شما خیلی زود می تونید بیاید سر زمین و مدیریت عملیات رو شروع کنید.
[فرآیند انتخاب و سفارش گذاری تجهیزات]
نکته بعدی این هست که انتخاب و سفارش گذاری تجهیزات باید بر اساس فرایند باشه.
یعنی این خودش یه فرآیند هست و همچنین در این سفارش گذاری یا انتخاب ، نظر افراد بهره بردار خیلی مهمه.
یعنی من همواره تصور میکنم و برداشتم این هستش که در مدیریت پروژه حتما باید یک عده ای که تخصص و تجربه کافی دارند در زمینه بهره برداری، باید حتما در کنار مدیر پروژه باشند که بتونند از نظراتشون استفاده کنن.
[مسائل مربوط به قراردادهای تدارکات]
نکته بعدی در قراردادهای P، به نظر من با توجه به اینکه فروشندگان یا تامین کنندگان ، تجهیزات رو میدهند و میروند ، چون وزن راه اندازی هم کمه ،اصلا براشون خیلی مهم نیست که حالا مثلا درصد اون رو هم نگیرند و بروند ، چون سودشون رو توی اون تجهیزات کرده اند.
خب وقتی که اینجوری میشه شما تجهیزات رو میاورید.
حالا اون وندور ها باید بیان نصب و راه اندازی رو انجام بدهند، نمیان ایران ! یا مثلا درست به تعهداتشان عمل نمی کنند.
لذا باید در قراردادهای تدارکات حتما به نظر من باید یک وزن مناسب به نصب و راه اندازی داد و این نصب و راه اندازی اگر درصدش کم باشد ، عموما پروژه رو دچار مشکل می کند که ما در این ارتباط فوق العاده تجارب زیادی داشتیم.
[اهمیت سیستم های اتوماسیون و نرم افزارها]
مسئله بعدی در قراردادهای خرید، باز مهم تر از نصب و راه اندازی، سیستم های اتوماسیون و نرم افزاری آن هم هست ، چون اصلا قیمتش قیمت بالایی نیست ،عددی نداره.
حالا ما تجهیزات را میاریم، نصبش می کنیم، راه اندازی می کنیم.
حالا می خواهیم ران بکنیم، نمی تونیم! مورد به مورد هست .
اما این اتاق کنترل حالا راه اندازی نمیشه و عموما هم این نرم افزارها رو از جای دیگه می گیرند.
ما داشتیم در پروژه هایی که کارخانه ی فولادی که ما همه کاراشو انجام دادیم حالا نرم افزارش نبود و من در اونجا مجبور شدم که حالا بعد به موردکاوی ها که برسیم من یکی یکی انشالله تلاش میکنم حالا یا در این موضوع یا در اون موضوعات ثروت آفرینی و مدیریت حرفه ای، اینهارو باز بکنم که این بتونه به اشتراک گذاشته بشه ،مخصوصا برای جوونای کشور.
و ما در اون موضوع مجبور شدیم که بشینیم با یه عده ای جوون، نرم افزار ها رو به اصطلاح نشستن نوشتن و این یه نکته ای که اونجا خیلی مهمه.
[مقایسه قیمت ها و مناقصه گذاری]
نکته بعدی در مقایسه قیمت ها در پروژه های بزرگ که به طور طبیعی باید مناقصه گذاشته شود.
اگر اسناد مناقصه درست تنظیم نشه، در انتخاب تجهیزات ما دچار مشکلات زیادی میشیم.
من فکر میکنم خرید یک مقوله مهمیه.
حتی مثلا یه پرانتز من اینجا باز کنم.( کسی میتونه فروشنده خوبی باشه که خرید رو بلد باشه؟)
مارکتینگ رو من دیدم توی کتابهای بازاریابی ، ولی من ندیدم راجع به خرید صحبت کنن.
خیلی بیشتر دارند راجع به فروش صحبت میکنند.
در حالی که فروش و بازاریابی خوب، از خرید خوب در میاد و خرید یک دانش هست.
اینجور نیستش که ما فکر کنیم که هر کسی بلده بره خرید کنه.
مخصوصا اگر ما بخواهیم یک کارخونه بخریم.
مخصوصا اگر ما بخواهیم تجهیزات بخریم.خیلی مولفه های مفصلی در اینجا و با جزئیات وجود داره.
حالا مخصوصا ما اگر به مناقصه میذاریم باید این مناقصه و تهیه اسناد مناقصه از جنبه حقوقی، فنی، اقتصادی و بازرگانی و همچنین هم وزن کردن اینها.
خب خیلی از این کسانی که میان در یه تندر یا مناقصه شرکت میکنند اگر اسناد مناقصه درست تنظیم نشده باشه ،اطلاعاتی رو میدن که در نتیجه اش آدم نمیتونه مقایسه کنه و چون مبانی هم میذارند روی قیمت، برای همین من مثلا توصیه ام این بود که اول شما بیایید بحث فنیش رو انجام بدید و اونهایی رو که مورد تایید هستند، اونها رو اعلام کنید.
حالا از اونها قیمت بگیرید ولی باز قیمت ها رو چ کار بکنه آدم؟ هم وزن کنه!
احتمال داره بخشی از تجهیزات و اصلا یک قیمت نداده باشه یا یا یکی قیمت داده باشه.
اینا باعث اذیت سیستم و باعث طولانی شدن میشه تا بتونه تصمیم درستی رو اتخاذ کنه.
[نظارت بر طراحی، ساخت، بازرسی و حمل]
نکته بعدی فرض میکنیم که حالا این سفارش گذاشته شده ،نظارت بر طراحی، ساخت، بازرسی، حمل، ترخیص، انبارداری. اینها همه جزو خرید است .
و همچنین تجهیزات باید به نحوی باید بیاد در یک پروژه که به تدریج فعالیت نصبشم انجام بشه.
یعنی نمیشه که ما مثلا یه تجهیزی رو بیاریم هنوز فونداسیون رو انجام نداده باشیم..
یا مثلا فرض کنید که چون من دیدم خب وقتی که ما یه به اصطلاح تجهیزاتی رو میاریم خب این یه زمانی داره دیگه.
این اگر فونداسیون آماده نباشه حالا اینو باید بذاری توی انبار تا اون فونداسیون انجام بشه ،احتمال داره اصلا اون تامین کننده، دیگه در زمان نصب اصلا وجود خارجی نداشته باشه ! که حالا ما باید بریم بگردیم یه عده رو پیدا بکنیم که اینا بیان به اصطلاح نصب کنند.
[برنامه ریزی در سفارش گذاری تجهیزات]
مساله بعدی این هستش که تجهیزات و نوع سفارش گذاریش باید به نحوی باشه که پس و پیش نیاد.
یعنی متناسب با پیشرفت سیویل باشه و همچنین تقدم و تأخر باید رعایت بشه.
لذا به نظر من برنامه ریزی در این موضوع فوق العاده مهمه.
[تدارکات در بخش اجرا (C)]
نکته ی کلیدی بعدی اینکه بخش C یا بخش اجرا اونهم تدارکات دارد.
یعنی بخش تدارکات فقط P نیست.
ما تو اجرا هم تدارکات داریم مثلا سیمان مثلا آرماتورها و یه مقداری هم در زمان نصب و راه اندازی اونوقت اونجا از نظر حجمی میشه گفت که اینا همه برای ما اهمیت زیادی پیدا میکنه.
[تدارکات مربوط به زیربناها]
نکته بعدی هم تجهیزات مربوط به زیربناها هست.
اینجا هم خرید داره، مثل برق، مثل گاز رسانی، مثل کابل ها، مثل تابلو ها.
خیلی از مولفه های دیگه که میتونه پروژه رو معطل کنه.
و نکته بعدی هم مدیریت نوسان قیمت ها و مسائل بندر. مسائل ترخیص.
اینا همه رو در P میبینم.
لذا واقعا P یا تدارکات مولفه فوق العاده گسترده و مهمیه که به نظر من مدیران پروژه در این قضیه باید انشاالله تسلط بیشتری پیدا بکنن تا بعد.
انشالله در خصوص اجرا یا ساخت در جلسه بعد صحبت میکنیم.
خیلی ممنون
خلاصه و تحلیل جلسه دهم دوره تجربهمحور مدیریت پروژه
موضوع اصلی: تدارکات (Procurement) در پروژهها
در این جلسه،دکتر پورمند ، نکات کلیدی و تجربیات عملی در مورد بخش تدارکات پروژهها ارائه نمودند. تدارکات یکی از بخشهای مهم و تاثیرگذار در موفقیت پروژهها است و باید به دقت برنامهریزی و مدیریت شود.
نکات کلیدی مطرح شده:
- تقسیم تدارکات به بخشهای اصلی و فرعی:
- بخشهای اصلی شامل تجهیزاتی است که زمان ساخت طولانیتری دارند و باید زودتر سفارش داده شوند.
- دریافت مستندات مهندسی پایه (Basic Engineering) برای شروع عملیات اجرایی ضروری است.
- فرآیند سفارشگذاری و انتخاب تجهیزات:
- مشارکت افراد با تجربه در بهرهبرداری برای انتخاب صحیح تجهیزات بسیار مهم است.
- در قراردادها باید به وزن نصب و راهاندازی تجهیزات توجه ویژهای شود، زیرا برخی تامینکنندگان پس از فروش تجهیزات، تعهدات خود را به درستی انجام نمیدهند.
- چالشهای سیستمهای اتوماسیون و نرمافزار:
- نرمافزارها و سیستمهای اتوماسیون اغلب از منابع خارجی تامین میشوند و عدم توجه به آنها میتواند پروژه را با مشکل مواجه کند.
- مناقصهگذاری و مدیریت خرید:
- تنظیم دقیق اسناد مناقصه و مقایسه صحیح قیمتها برای انتخاب بهترین گزینه ضروری است.
- خرید یک دانش تخصصی است و نیاز به توجه به جنبههای فنی، حقوقی، اقتصادی و بازرگانی دارد.
- نظارت بر فرآیند خرید:
- نظارت بر طراحی، ساخت، بازرسی، حمل، ترخیص و انبارداری تجهیزات باید به دقت انجام شود.
- هماهنگی بین تدارکات و اجرا برای جلوگیری از تاخیرات در نصب و راهاندازی بسیار مهم است.
- تدارکات در فاز اجرا:
- خرید مصالح و تجهیزات در فاز اجرا (مانند سیمان و آرماتور) نیز بخشی از تدارکات است و باید به دقت مدیریت شود.
- تجهیزات زیربنایی:
- خرید تجهیزات زیرساختی مانند برق، گاز، کابلها و تابلوها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
- مدیریت نوسان قیمتها و مسائل لجستیکی:
- نوسانات قیمت و چالشهای ترخیص کالا از بندر میتوانند پروژه را تحت تاثیر قرار دهند.
جمعبندی:
دکتر پورمند بر اهمیت حیاتی بخش تدارکات در موفقیت پروژهها تأکید کرده است. ایشان با ذکر مثالهای عملی و تجربیات خود، به تشریح چالشهای متعدد در این بخش پرداخته و راهکارهایی برای رفع آنها پیشنهاد دادهاند. نکات مهمی که در این جلسه مطرح شد عبارتاند از:
- تدارکات یک فرایند پیچیده و چندجانبه است که نیازمند برنامهریزی دقیق، تخصص فنی و دانش حقوقی است.
- هماهنگی بین بخشهای مختلف پروژه برای موفقیت تدارکات ضروری است.
- نظارت مستمر بر تمام مراحل تدارکات از سفارشگذاری تا نصب و راهاندازی تجهیزات بسیار مهم است.
نکات قابل توجه برای مدیران پروژه:
- توجه ویژه به بخش تدارکات از ابتدای پروژه: تدارکات باید به عنوان یک بخش کلیدی در برنامهریزی پروژه در نظر گرفته شود.
- تشکیل تیم قوی تدارکات: تیمی با ترکیب مناسب از تخصصهای فنی، حقوقی و تجاری برای مدیریت بخش تدارکات ضروری است.
- استفاده از ابزارها و نرمافزارهای مدیریت پروژه: این ابزارها میتوانند به مدیران پروژه در برنامهریزی، کنترل و نظارت بر فرایند تدارکات کمک کنند و تجهیزات خریداری شده در کمترین زمان ، نصب و راه اندازی گردند .
پیشنهادات برای ادامه بحث:
- بررسی موردی پروژههای موفق و ناموفق: با بررسی دقیق پروژههای مختلف میتوان به درک عمیقتری از چالشها و فرصتهای بخش تدارکات دست یافت.
- بحث در مورد قراردادهای پیچیده و مدیریت ریسک در تدارکات: این موضوعات میتوانند برای مدیران پروژه بسیار مفید باشند.
- ارائه راهکارهای عملی برای بهبود فرآیند تدارکات: با ارائه راهکارهای عملی میتوان به مدیران پروژه کمک کرد تا عملکرد خود را در این زمینه بهبود بخشند.
سوالات برای بحث بیشتر درباره موضوعات مطرح شده در جلسه دهم (تدارکات در مدیریت پروژه)
۱. تقسیم تدارکات به بخشهای اصلی و فرعی
- چه معیارهایی برای اولویتبندی تجهیزات با زمان ساخت طولانی وجود دارد؟
۲. فرآیند سفارشگذاری و انتخاب تجهیزات
- چگونه میتوان مشارکت بهرهبرداران را در فرآیند انتخاب تجهیزات به طور موثر مدیریت کرد؟
- چه مکانیزمهایی برای اطمینان از تعهد تامینکنندگان به نصب و راهاندازی تجهیزات وجود دارد؟
۳. چالشهای سیستمهای اتوماسیون و نرمافزار
- چگونه میتوان ریسکهای مرتبط با تامین نرمافزارها و سیستمهای اتوماسیون از منابع خارجی را کاهش داد؟
- آیا بهتر است نرمافزارها به صورت داخلی توسعه داده شوند یا از منابع خارجی تامین شوند؟
۴. مناقصهگذاری و مدیریت خرید
- چه معیارهایی برای تنظیم دقیق اسناد مناقصه باید در نظر گرفته شود؟
- چگونه میتوان قیمتهای ارائه شده توسط شرکتهای مختلف را به طور عادلانه مقایسه کرد؟
- ۵. هماهنگی بین تدارکات و اجرا
- چه استراتژیهایی برای هماهنگی بهتر بین تدارکات و اجرا وجود دارد؟
- ۶. تدارکات در فاز اجرا
- چه روشهایی برای مدیریت موجودی مصالح در طول اجرای پروژه وجود دارد؟
- ۷. تجهیزات زیربنایی
- چه چالشهایی در خرید تجهیزات زیربنایی مانند برق، گاز و کابلها وجود دارد؟
۹. مدیریت نوسان قیمتها و مسائل لجستیکی
- چه استراتژیهایی برای مدیریت نوسانات قیمت در طول پروژه وجود دارد؟
- چگونه میتوان چالشهای ترخیص کالا از بندر را کاهش داد؟
۱۰. دانش خرید و تفاوت آن با فروش
- چرا دانش خرید به عنوان یک مهارت تخصصی در نظر گرفته میشود؟
- چگونه میتوان تیمهای خرید را برای مدیریت بهتر فرآیند تدارکات آموزش داد؟
۱۱. تجربیات عملی و درسهای آموختهشده
- چه درسهایی از پروژههای گذشته میتوان برای بهبود فرآیند تدارکات در پروژههای آینده استفاده کرد؟
- چگونه میتوان تجربیات عملی را به صورت سیستماتیک ثبت و به اشتراک گذاشت؟
۱۲. نقش مدیر پروژه در تدارکات
- مدیر پروژه چگونه میتواند در فرآیند تدارکات نقش موثرتری ایفا کند؟
- چه مهارتهایی برای مدیران پروژه در حوزه تدارکات ضروری است؟

مطالب مرتبط
نگاهی به بازار ماشین آلات معدنی در دنیا
۲۷ بهمن ۱۴۰۳