مهارتهای نوشتن (قسمت دوم)
از جاییکه احساس راحتی می‌کنید شروع کنید :
“ساده نوشتن به همان سختیی که است ، خوب می‌باشد”
سامرست موگام
هیچ قانونی وجود ندارد که بگوید شما باید از همان ابتدا شروع کنید. رئوس مطالب یا برنامه‌های خود را در پیش رو داشته باشید و با استفاده از آن تصمیم بگیرید که با نوشتن در چه مکانی راحت‌تر هستید. بیشتر نویسندگان باتجربه مطالب مقدماتی را تا انتها ذخیره می‌کنند، هنگامیکه می‌دانید نتیجه‌گیری شما چیست ، اغلب تهیه یک پاراگراف ابتدایی جذاب ، آسان‌تر است . به‌عنوان مثال یک عنوان انتخاب کنید و یک پاراگراف برای آن بنویسید. بعد از اتمام آن بخش بعدی را که نوشتن آن راحت است و موارد دیگر را انتخاب کنید . متناوباً مکث کنید تا پیش‌نویس خود را با برنامه‌تان مقایسه کنید .
نوشتن در دسته‌بندی‌ها
وظیفه نوشتن یک نامه مهم ممکن است دلهره‌آور به‌نظر برسد، درصورتی‌که شما روشی برای تجزیه آن به قسمت‌های قابل‌کنترل ندارید. اگر به‌عنوان مجموعه‌ای از وظایف کوچک‌تر به آن نگاه کنید، مطمئناً نوشتار شما بهبود می‌یابد. این جدول دسته‌هایی را نشان می‌دهد که اغلب در انواع مختلفی از نوشته‌ها نشان داده می‌شوند .
ملاحظات ویژه برای یک نوشته‌ی فنی
هنگام نوشتن یک متن فنی برای مخاطبان غیر فنی عده وقت بیشتری را صرف تحلیل مخاطبان خود کنید . مطمئن باشید که می‌توانید به‌طور دقیق به این سوال پاسخ دهید . که “مخاطب قبلاً چقدر از این موضوع اطلاع دارد ؟ “
یک روشی که برای بسیاری از نویسندگان مفید واقع شده است ، استفاده از دو ستون است. در یک ستون ، اطلاعات را برای یک خواننده فنی بنویسید ، در ستون دیگر ، اطلاعات را برای خواننده غیرفنی ساده و خلاصه کنید .
پاراگراف‌های خود را تنظیم کنید .
پاراگراف‌ها عناصر اساسی ساخت هر نوشته هستند . آن‌ها ردیف تفکر (اندیشه) را در متن نوشته شما آشکار می‌کند . بنابراین به خوانندگان کمک می‌کند تا پیام شما را درک کنند .
یک پاراگراف مؤثر دارای مشخصات زیر است :
– آن ، بر روی یک فکر یا موضوع متمرکز است . یعنی موضوعی را ارائه می‌دهد ( غالباً در اولین جمله ) و سپس بقیه جملات پاراگراف ، مربوط به همان موضوع هستند.
– بیش‌از شش خط متن اجرا نمی‌شود .
– این ، شامل جملاتی است که از نظر ساختار و طول متفاوت هستند .
– این ، مربوط به هدف متن نوشته‌شده شما است .
سوال خوانندگان خود را پاسخ دهید .
در نوشته شما نه‌تنها پیام اصلی‌تان باید ذکر شود بلکه باید دلیل مهم بودن آن را برای خواننده توضیح دهید . به‌عنوان مثال اگر پیام اصلی شما این است که برای اتمام کار در یک پروژه به زمان بیشتری نیاز دارید ، فقط وقتی نیاز خود را توضیح دادید ، توقف نکنید . پاسخ دهید “چرا؟” با ذکر موارد زیر سوال کنید :
چه اتفاقی خواهد افتاد اگر وقت اضافی دریافت نکنید؟ تمدید شما چه کسی را تحت تاثیر قرار خواهد داد ؟
چگونه یک برنامه افزودنی بر سایر پروژه‌های دیگری که مشغول کار هستید تأثیر می‌گذارد ؟
خواننده ( خوانندگان ) شما چگونه تحت تأثیر قرار می‌گیرند ؟
هنگام نوشتن متن خود حتما بیانیه روشنی از تأثیر پیام اصلی‌تان از از نظر تناسب با خوانند با مخاطبان تان داشته باشید. به‌عنوان مثال به‌جای بیان ساده : “گزینه a بهتر از گزینه b است “، بنویسید : “گزینه a بهتر از گزینه b است زیرا ۳۰٪ از هزینه‌های سربار سالانه ما را صرفه‌جویی می‌کند” .
پیش‌نویس خود را برای تاثیر دیداری مرتب کنید .
نوشتن شفاف، دقیق و سازگار به‌تنهایی کافی نیست ، یک خواننده باید بتواند نگاهی به نوشته‌ی شما بیاندازد و ایده‌های اصلی را بدون جستجوی بسیاری از نثرهای انبوه پیدا کند . وقتی خواندن یک نوشته آسان باشد و نکات کلیدی از آن خارج شوند، تأثیر دیداری دارد . وقت بگذارید و یک ساختار دیداری ایجاد کنید که مخاطب شما را فریب دهد . با استفاده از پیشرفت‌های بصری می‌توان پیامی را از صدها موردی که مرتباً خوانندگان را بمباران می‌کنند ، متمایز کرد. اما هنگام استفاده از ایمیل یا هر گونه نوشته الکترونیکی مراقب باشید ، زیرا ممکن است خواننده شما از قالب‌بندی توانایی‌ها یا برنامه‌های مورد نیاز برای شروع کردن نوشته شما به شکلی که شما آن را تهیه کرده‌اید یا حتی اصلا آن را شروع نکرده‌اید، برخوردار نباشد .
نمونه ای از پیشرفت های بصری :
موارد زیر نمونه‌هایی از پیشرفت‌های بصری است .
– عناوینی که مهم‌ترین نکات شما را برجسته می‌کنند .
– جملاتی که بیش‌از ۲۰ کلمه نیستند .
– پاراگراف‌های کوتاه و گروه‌هایی از جملاتی که حداکثر پنج تا شش سطر هستند .
– فضای سفید کافی .
– حروف درشت و مورب که اطلاعات مهم را متمایز می‌کند .
– بیانیه‌ها یا اعداد برای لیست‌ها، حتی آن‌هایی که درون جملات هستند .
– جداول برای سازماندهی اطلاعات در گروه‌ها .
