تعیین هدف؛ برگرفته از کتاب HARVARD BUSINESS
تعریف هدف گذاری
- هدف گذاری یک فرآیند رسمی است که طی آن، شما اهدافی را که قصد رسیدن به آن ها را دارید، تعریف می کنید. زمانی که شما اهداف را تعیین می کنید به نتایجی متعهد می شوید که شخصاً و یا از طریق تیم شما انجام خواهد شد.
- کسی که در زندگی موفق می شود، کسی است که هدف خود را بطور پیوسته می بیند و بدون تردید آن پیوستگی را هدف قرار می دهد.
انواع هدف
از نظر اهمیت اهداف به طورکلی در یکی از دسته های زیر قرار می گیرد :
اهداف حیاتی
برای عملکرد شما بسیار مهم هستند . آن ها باید تحقق یابند تا واحد شما با موفقیت به کار خود ادامه دهد .
اهداف قابل دستیابی
شرایط تجاری مطلوب تری را ایجاد می کنند و یا از یک فرصت تجاری بهره می برند . آن ها مهم هستند اما به جای این که کسب و کار خود را در مسیر موفقیت آمیز قرار دهند در درازمدت فضای کسب و کار بهتری را بدست می آورند
اهداف از بالا به پایین در مقابل اهداف از پایین به بالا
تعیین هدف از بالا به پایین
مدیریت واحد اهداف گسترده ای را تعیین می کند و به هر کارمند اهدافی اختصاص داده می شود که با آن اهداف گسترده هم راستا باشد و آن ها را پشتیبانی کند . این روش برای کارکنانی که نیاز به نظارت دقیق دارند و برای یک سازمان تازه وارد هستند یا با اهداف واحد یا سازمان آشنا نیستن مناسب ترین است .
تعیین هدف از پایین به بالا
گزارشات مستقیم اهداف فردی را توسعه می دهند و مدیر آن ها را در اهداف واحد بزرگ تر ادغام می کند . این روش زمانی مناسب است که کارمندان نسبتاً مستقل هستند و استراتژی کسب وکار و نیازهای مشتری سازمان را بطور کامل درک می کنند و به عنوان کل همچنین آن ها نقش های خود را در آن دارند .در بیشتر موارد اهداف شرکت از طریق یک فرایند تعیین می شود که شامل دو رویکرد است . معموال مدیریت بدون مشورت اهداف را به کارکنان دیکته نمی کند و نه کارمندان اختیار تعیین اهداف خودشان را دارند .در عوض اهداف از طریق یک فرایند مذاکره تعیین می شوند که در آن مدیریت و کارمندان درباره آنچه که الزم و امکان پذیر است ، بحث و گفتگو می کنند .
هوشمند سازی اهداف
برای تهیه اهداف واضح از معیارهای هوشمند زیر استفاده کنید .
دقیق
شما می توانید جزئیات را توصیف کنید
قابل اندازه گیری
شما می توانید با استفاده از هر دو ارزیابی کمی و یا کیفی هدف را اندازه بگیرید .
قابل دستیابی
شما می توانید به هدف برسید .
واقع بین
هدف با توجه به محدودیت های موجود مانند زمان و منابع واقع بینانه است
زمان محدود
شما باید در یک بازده زمانی مشخص به هدف برسید
رتبه بندی اهداف اولویت
اولویت A
اهداف دارای ارزش بالا و اهمیت اولیه
اولویت B
اهداف دارای ارزش متوسط و اهمیت ثانویه
اولویتC
اهدافی که ارزش و اهمیت کمی دارند .
تقسیم اهداف به وظایف
تبدیل اهدافتان به واقعیت شامل تجزیه آن ها به وظایف واقعی، برنامه ریزی برای اجرای وظایف و پیروی از برنامه شما است. برای دستیابی به اهداف واحد از رویکرد زیر استفاده کنید:
- اهداف اصلی خود را مشخص کنید. بپرسید برای انجام هر هدف چه وظایف خاصی باید انجام شود
- مشخص کنید کدام کارها باید به طور متوالی تکمیل شود و آن ها را مرتب کنید. اگر آن جا وظایفی هستند که می توانند بطور همزمان انجام شود، آن ها را براساس آن در برنامه خود بگنجانید
- برای هر کار کلیدی، نتایج یا نتایج قابل اندازه گیری را توصیف کنید.
- مشخص کنید که برای انجام هر کار به چه منابعی )پول، افراد( نیاز است
- برای اتمام هر کار یک بازده زمانی که عبارت اند از تاریخ شروع و پایان، تعیین کنید
- نقاط عطفی را درطول مسیر بر روی بررسی تکمیل پروژه و تاثیر کلی آن تنظیم کنید
- آنچه انتظار دارید در هر مرحله بدست آورید را حتماً درج کنید.
کنترل دستیابی به هدف
” موانع آن موارد ترسناکی هستند که وقتی چشم خود را از روی هدف برمی دارید می بینید”
این مهم است که شما همیشه بدانید که آیا پیگیری اهداف در مسیر درستی قرار دارد یا خیر. این دانش به شما امکان می دهد تا به طور مداوم وظایف، برنامه های احتمالی و معیارهای پیگیری را اصالح کنید. شما یا یک مدیر پروژه که به شما گزارش می دهد باید:
- همان طور که به سمت رسیدن به هر هدف پیشرفت می کنید، همه افراد درگیر را به روز کنید
- پروژه های آینده و منابع مورد نیاز را بررسی کنید
- پروژه های تکمیل شده را هنگام رسیدن به نقاط عطف بررسی کنید
- در صورت لزوم در تاریخ اتمام، تجدیدنظر کنید
- در صورت تغییر تاریخ های اصلی، تاریخ واقعی اتمام را برای مراجعات بعدی ثبت کنید
- متعهد شوید که تاثیر وظایف بعدی را مرور می کنید و بر این اساس آن ها را تنظیم کنید.
ارزیابی هدف
- اگر یک هدف خیلی راحت به دست آمد ، اهداف آینده را چالش برانگیز تر کنید
- اگر یک هدف، بیش از حد به تالش نیاز داشت، اهداف جدید را کمی آسان تر کنید
- اگر یک هدف غیرواقعی بود، اطمینان حاصل کنید که اهداف جدید واقعیت های سازمانی و محدودیت های زمانی را بهتر نشان می دهند
- اگر هنگام دستیابی به یک هدف متوجه کمبود مهارت شدید ، دستیابی به این مهارت ها را در آینده به یک هدف تبدیل کنید
- اگر اعضاء تیم انگیزه خود را از دست دادند، اطمینان حاصل کنید که اهداف جدید، ارزشمند مشاهده می شوند و اینکه شما ارزش را برقرار می کنید.
مراحل شناسایی و اولویت بندی اهداف
۱ -یک یا دو بار در سال فعالیت های متنوع واحد خود و نقش های تیم تان را بررسی کنید و به دنبال اهداف احتمالی باارزش باشید
۲ -معیارهایی را برای اولویت بندی اهدافتان شناسایی کنید.
۳ -لیست اهداف خود را مرور کنید و از معیارهای خود برای رتبه بندی آن ها در اولویت های سطحی A ،Bیا Cاستفاده کنید. رتبه بندی را به هدف اضافه کنید
اولویت A
اهدافی که از ارزش باال و اهمیت اولیه برخوردارند
- اولویت B
اهدافی که از ارزش متوسط و اهمیت ثانویه برخوردارند
اولویت C
اهدافی که از ارزش و اهمیت کمی برخوردارند
۴ -اهداف اولویت B خود را به اولویت A یا اولویت C تغییر دهید . آنها ارزش وقت شما را دارند یا خیر . اهدافی که اکنون در لیست اولویت Aشما قرار دارند ، اهداف نهایی شما هستند
۵ -اهداف اولویت Aخود را جداگانه مرور کنید و آنها را براساس اهمیت رتبه بندی کنید
۶ -اهداف موجود در لیست اولویت Cرا می توان واگذار کرد
مراحل رسیدن به اهداف
۱ -هر هدف را به وظایف خاص تقسیم کنید.
۲ -مشخص کنید کدام کارها باید به ترتیب انجام شود، و آن ها را مرتب کنید لخت اگر وظایفی وجود دارد که می توانند هم زمان انجام شوند آن ها را براساس آن در برنامه خود قرار دهید.
۳ -برای هر کار کلیدی، نتایج یا نتایج قابل اندازه گیری را توصیف کنید.
۴ -مشخص کنید که برای انجام هر کار به چه منابعی نیاز دارید و مطمئن شوید که آن ها را در دسترس دارید. برای مثال، آیا پول الزم برای انجام کار را دارید؟ آیا افرادی با آموزش های الزم برای انجام این کار دارید؟
۵ -برای اتمام هر کار یک بازه زمانی تعیین کنید. شامل تاریخ شروع و پایان. شما ممکن است بخواهید از یک نمودار گانت یا برخی دیگر از نمودارهای کاری با مقیاس زمانی استفاده کنید تا برنامه کاملی برای تیم خود بسازید.
۶ -نقاط عطفی را درطول مسیر برای بررسی تکمیل پروژه و تاثیر کلی آن تنظیم کنید. آنچه انتظار دارید در هر مرحله به دست آورید، حتماً در آن بگنجانید.
۷ -موانع احتمالی را که ممکن است با هر هدف و وظیفه مرتبط با آن، مقابله کند را در نظر بگیرید، سپس راه حل های احتمالی را برای آن ترسیم کنید.