مهارتهای نوشتن (قسمت سوم)

 لحن خود را با مخاطبتان مطابقت دهید .

لحن نوشتن شما باید متناسب با خوانندگانتان باشد. به‌عنوان مثال، لحن غیررسمی، خودمانی، شوخ‌طبعی ممکن است برای یک همکار که شما بخوبی می‌شناسید قابل‌قبول باشد، اما ممکن است برای مشتری یا سرپرست مناسب نباشد . لحن آزاردهنده یا تحریک‌آمیز در یک مقاله عقیده‌ای که برای خبرنامه داخلی یک شرکت نوشته‌شده ممکن است به‌خوبی کار کند ، اما ممکن است برای گزارش سالانه شرکت مناسب نباشد . لحن ، از کلمات و ساختار جمله‌ای که شما استفاده می‌کنید ،  ناشی می شود . در حین نوشتن با لحن رسمی و حرفه‌ای ، از سوم شخص استفاده کنید و تمام ایده‌ها را با جملات کامل بیان کنید .

خلاصه‌نویسی را بررسی کنید

بسیاری از نویسندگان از کلمات، عبارات یا جملات طولانی و پیچیده‌ای استفاده می‌کنند، در اعتقادی اشتباهی که باعث می‌شود هوشمندتر یا آگاه‌تر به‌نظر برسند. اما شفافیت و سادگی – نه بیش از حد تکلمی – به شما بهتر کمک می‌کند تا هدف خود را به انجام برسانید .  درهنگام ویرایش اولین پیش‌نویس خود به‌اختصار این سوالات را از خود بپرسید ؟

– آیا پاراگراف‌های خود را به ۶ خط محدود کرده‌ام ؟

– آیا هر یک از پاراگراف هایم را فقط به یک فکر متمرکز کردم؟

-آیا من جملات خود را بیش‌از ۱۵ تا ۲۰ کلمه نگه داشته‌ام ؟

– آیا کلمات غیرضروری را حذف کرده ام؟

اگر به هر یک از این سوالات پاسخ “نه” دادید ، ویرایش کنید تا پیش‌نویس شما خلاصه شود .

سناماین نمایشگاه مجازی

مشکلات رایج را مورد توجه قرار دهید .

ارسال ایمیل به‌قدری آسان است که در بعضی مواقع به‌نظر نمی‌رسد که اصلا نوشتن باشد . اما ایمیل نوعی مکاتبه است که به‌اندازه‌ی نامه‌های تجاری، یادداشت‌ها و گزارشات دریافتی به توجه نیاز دارد . در بسیاری از شرکت‌ها ، پست الکترونیکی ، روش اصلی ارتباطات است ، زیرا سریع و آسان و ارزان است . متأسفانه سرعت و سهولت ارسال نامه‌های الکترونیکی مشکلاتی را نیز برای نویسندگان کسب‌وکار و شرکت‌های آن‌ها ایجاد کرده‌است ، ازجمله کارمندان پیام‌های غیرضروریِ وقت‌گیر را ارسال و دریافت می‌کنند . بسیاری از ایمیل‌ها ، ضعیف و عجولانه نوشته شده‌اند . نویسندگان ، گاهی اوقات پیام‌های احساسی یا نامناسبی را برای یک محیط کاری ارسال می‌کنند . پیام‌ها گاهی اوقات به‌ اشتباه هدایت می‌شوند یا به گیرندگان ، ناخواسته ارسال می‌شوند که گاهی اوقات پیامدهای منفی دارند . ایمیل‌ها اغلب خیلی سریع خوانده می‌شوند ، بنابراین گیرندگان ، جزئیات مهم را از دست می‌دهند . این مشکلات اغلب با استفاده از عقل سلیم و برخی اصول صحیح نوشتن قابل پیشگیری است .

با عنوان موضوع شروع کنید .

عنوان موضوع عنوان پیام شماست ، چیز جالبی که خواننده شما را علاقه‌مند و درگیر می‌کند . وقت بگذارید و یک عنوان را بنویسید که :

– حاوی پیام اصلی است

– شامل عملکرد/ پاسخ موردنظر شما است .

– خاص است اما خیلی طولانی نیست .

– به خواننده شما اجازه دهد ، پرونده تشکیل دهد و پیام خود را به‌راحتی بازیابی کند . 

اگر عنوان موضوع خیلی کلی یا مبهم باشد ، و خواننده ممکن است از آن بگذرد . اگر عنوان موضوع گنگ باشد ، خواننده ممکن است آن را حذف کند . به خاطر بسپارید افراد پرمشغله معمولاً روزانه ۵۰ تا ۱۰۰ ایمیل دریافت می‌کنند . برای اطمینان از باز شدن و خواندن ، باید متمایز باشد .

در هر ایمیلی یک موضوع را پوشش دهید .

با هر ایمیل به‌عنوان یک بسته اطلاعاتی منسجم رفتار کنید . برای طرح یک سؤال ، انتقال نظر خود، گزارش اخبار و غیره. برای دستیابی به انسجام ، هر ایمیل را فقط به یک پیام محدود کنید . این رویکرد دارای دو مزیت عمده است : گیرندگان می‌توانند یک پیام را خلاصه و به‌راحتی به آن‌ها پاسخ دهند. این ،گیرنده را قادر می‌سازد تا پیام را بدون طولانی شدن پیام‌های دیگر به طرف دیگری ارسال کند که ممکن است برای آن مخاطب بسیار نامناسب باشد . علاوه‌بر این‌که در هر ایمیل تنها یک موضوع را پوشش می‌دهید ، هدف خود را بلافاصله در موضوع و در ابتدای پیام به خواننده منتقل کنید . به خواننده خود اطلاع دهید که آیا این دعوت به فعالیت ، درخواست اطلاعات ، انتقال اطلاعات یا یک پیشنهاد است .

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

error: Content is protected !!