مدیریت زمان (قسمت اول)
استفاده مؤثرتر از زمان مزایای مهمی را برای شما و سازمانتان ایجاد می‌کند .
برای مثال :
– شما انرژی و توجه خود را به فعالیت‌هایی اختصاص می‌دهید که بیشتر از اهداف شرکت‌تان پشتیبانی می‌کنند.
– حواس‌پرتی‌ها را از بین می‌برید و بر آن چه برای بخش و سازمانتان مهم است تمرکز می‌کنید.
– از استرس و حتی فرسودگی شغلی جلوگیری می‌کنید که می‌تواند ناشی از تلاش برای حل‌وفصل بسیاری از خواسته‌های متناقض در وقتتان باشد.
– رفتارهای مدیریت زمان را الگو قرار می‌دهید. بنابراین کارکنان و همسالان شما می‌توانند از موضوع شما درس بگیرند.
– عملکرد خود را در حین کار بهبود می‌بخشید که ارزش بیشتری را به سازمان ، واحد و تیم شما اضافه می‌کند.
واضح است که شرکتی که رهبران در آن از زمان خود به‌طور مؤثری استفاده می‌کنند می‌تواند بر رقابت پیشی بگیرد ، اما مدیریت زمان بیشتر از آنچه در ظاهر به‌نظر می‌رسد چالش‌برانگیز است.
انضباط و تمرین
استفاده مؤثرتر از زمان به نظم و تمرین نیاز دارد. یک فرایند ۴ مرحله‌ای می‌تواند به شما کمک کند از ساعات موجود حداکثر استفاده را ببرید .
۱- با فکر کردن درمورد مهم‌ترین اهداف خود در کار شروع کنید. برای دستیابی به این اهداف چه وظایفی را باید انجام دهید ؟ چقدر باید برای انجام این کارها وقت بگذارید ؟ ابتدا این سوالات را از خود بپرسید تا اهداف خود را مشخص کرده و اولویت‌بندی کنید.
۲- سپس نحوه گذراندن زمان خود را تجزیه‌وتحلیل کنید.
اغلب مدیران فکر می‌کنند از وقت خود برای انجام وظایف حیاتی استفاده می‌کنند. اما درحقیقت آن‌ها وقت خود را صرف فعالیت‌هایی می‌کنند که آن‌ها را قادر نمی‌سازد به اهداف با اولویت بالایشان برسند. به‌عنوان مثال آن‌ها روزانه ساعت‌ها را هدر می‌دهند تا استراتژی بلندمدت را برای بخش خود برنامه‌ریزی کنند. برای استفاده مؤثرتر از زمان باید بدانید که واقعاً چگونه زمان خود را صرف می‌کنید و آن را با نحوه تخصیص آن مقایسه کنید. این فرایند به شما کمک می‌کند تا شیوه‌های ناکارآمد مدیریت زمان را شناسایی کنید.
۳- اکنون می‌توانید زمان خود را به‌طور مؤثرتری برنامه‌ریزی کنید. هنگامی‌که می‌دانید اهداف شما چیست، در واقع چگونه زمان خود را می‌گذرانید و در کدام شیوه‌های مدیریت زمان بی‌اثر می‌شوید، می‌توانید نحوه برنامه‌ریزی زمان تان را تغییر دهید. این شامل استفاده‌ی مؤثرتر از ابزارهای مدیریت زمان و ایجاد برنامه‌هایی است که اولویت‌های شما را پشتیبانی می‌کند. همچنین به معنی اختصاص زمان برای حل مشکلات غیرمنتظره و استفاده از فرصت‌های برنامه‌ریزی نشده‌است.
۴- به‌طور مداوم استراتژی‌های مدیریت زمان خود را در نظر گرفته و بهبود بخشید. هنگامی‌که یک برنامه زمان‌بندی ایجاد کردید، آن را عملی کنید. بر آنچه اتفاق می‌افتد نظارت کنید، مشکلات را شناسایی کنید و استراتژی‌های مدیریت زمانتان را دقیق تنظیم کنید تا به‌طور مداوم نحوه استفاده از زمان خود را بهبود بخشید.
*مدیریت زمان نیاز به یک رویکرد و تمرین منضبط دارد.
اهداف چیست ؟
اهداف ، نقطه شروع مدیریت مؤثر زمان هستند. آن‌ها به‌عنوان یک قطب‌نما عمل می‌کنند و راه به چیزهایی را نشان می‌دهند که باید روی آن‌ها تمرکز کنید. اهداف خود را مشخص کنید و بدانید که مهم‌ترین کارهایی که باید روزانه، هفتگی و ماهانه انجام دهید چیست .
تعیین هدف یک فرایند رسمی برای تعیین نتایج است که ارزش دستیابی به آن را دارد. وقتی اهدافی را تعیین می‌کنید متعهد می‌شوید که می‌توانید به‌صورت شخصی یا از طریق تیم‌تان به آن‌ها برسید. با تعیین اهداف و اندازه‌گیری دستاوردهای آن‌ها می‌توانید :
– بر آنچه مهم‌تر است تمرکز کنید.
– یک‌جهت واحد برای تیم‌تان ارائه دهید.
– انرژی کمتری را به کارهای غیرمهم اختصاص دهید.
– از اتلاف وقت جلوگیری کنید.
– به خود انگیزه دهید.
– رضایت کلی از شغل را افزایش دهید.
اهداف از نظر بازه‌های زمانی دارای اهمیت هستند . بنابراین درک نحوه طبقه‌بندی و اولویت‌بندی آن‌ها بسیار مهم است.
اهداف را می‌توان به‌ترتیب اهمیت ، به‌عنوان حیاتی توانمند یا در دسترس بودن دسته‌بندی کرد. جدول زیر تفاوت‌ها را نشان می‌دهد .
انواع اهداف
مثال | تعریف | نوع هدف |
برای یک مدیر پروژه ،تکمیل یک پروژه دو ساله به موقع و در بودجه یک هدف مهم خواهد بود . | اهدافی که باید انجام شوند تا بخش یا واحد شما با موفقیت به کار خود ادامه دهد . | حیاتی
|
برای مدیر توسعه محصول ، ارائه آموزش هایی که تیم او را قادر سازد که به طور مؤثرتری کار کنند ، یک هدف توانمند خواهد بود . | اهدافی که در بلند مدت شرایط تجاری مطلوبتری ایجاد می کنند یا از فرصت های تجاری استفاده می کنند . | توانمند |
برای یک مدیر واحد ، ایجاد یک فرم گزارش هزینه جدید که تکمیل آن آسان تر است و زمان کمتری برای پر کردن آن نسبت به فرم فعلی نیاز دارد ، یک هدف خوب است . | اهدافی که با سرعت بخشیدن به فعالیت ها آسان تر یا جذاب تر کسب و کار شما را تقویت می کند ، اما انقلابی در کسب و کار شما ایجاد نمی کند . | در دسترس بودن |
اهداف حیاتی و توانمند شما بسیار مهم هستند و باید روش مدیریت زمان شما را هدایت کنند.
اهداف خود را همسو کنید
مدیران باید مجموعه‌ای از اهداف متقاطع را ایجاد کنند که از اهداف شرکت شروع می‌شود. اهداف واحد باید به نوبه خود از اهداف شرکت پشتیبانی کند. اهداف فردی باید از اهداف واحد پشتیبانی کند. این ۳ سطح از اهداف شرکت، واحد و فرد باید در یک راستا قرار گرفته و به یکدیگر منتقل شوند تا یک کارمند جداگانه بدون درخواست و نظر خود را بگوید .
هدف شرکت ما این است که ———- سهم بخش من در این هدف این است که ————. و سهم من در این تلاش این است که ————-.
شرکت خود را در نظر بگیرید. چگونه مدیریت صراحتاً بالاترین اهداف خود را برای مدیران و کارکنان تعریف کرده‌است . اگر شما مدیر هستید اهداف مؤثر در سطح شرکت را برای واحد خود و اعضاء آن چگونه بیان کرده‌اید؟ آیا هر فردی اهداف شرکت و سهم خود در تلاش برای دستیابی به آن‌ها را درک می‌کند ؟ با تدوین و ارائه اهداف واضح به خود و کارکنانتان کمک می‌کنید تا بیشترین استفاده را از وقت خود در محل بکار ببرند.
