مدیریت زمان (قسمت دوم)
اهداف خود را در اولویت قرار دهید
اولویتبندی اهداف بهمعنای رتبهبندی آنها براساس اهمیت است. شما میتوانید این کار را به دو صورت انجام دهید.
– اهداف حیاتی و توانمند را مشخص کنید. تمام اهداف کاری خود در طول سال را ذکر کنید. کدامیک حیاتی هستند؟ کدام توانمند هستند ؟ کدامیک صرفاً در دسترس هستند؟ دلایلی را که برای هر هدفی تعیین کردهاید بنویسید. سپس اهداف را بهترتیب، اولویتبندی کنید.
– بین وظایف ضروری و حیاتی تمایز قایل شوید. وظایف ضروری نیازمند توجه فوری است اما هر امر ضروری لزوماً از یک هدف حیاتی پشتیبانی نمیکند. وظایف ضروری تمایل دارند توجه فوری شما را به خود جلب کنند و زمان و منابع را بهتر به اهداف حیاتی تخصیص دهند. این مشکل معمولاً زمانی رخ میدهد که اهداف حیاتی، بلندمدت باشند. زیرا نیازی یا امکان فوراً دستیابی به آنها نیست. این هفته با چه وظایف ضروری روبهرو هستید؟ لیستی تهیه کنید . کدام وظایف از اهداف حیاتی و/یا توانمند شما پشتیبانی میکند؟ کارهایی که انجام میدهند وظایفی هستند که باید در درجه اول روی آنها تمرکز کنید. برای تمایز بین وظایف ضروری که از اهداف حیاتی و توانمند پشتیبانی میکنند و آنهایی که از آنها پشتیبانی نمیشود ، خود را منضبط کنید. هنگامیکه تفاوت را تشخیص دادید ، بهتر میدانید که چگونه کار خود را اولویتبندی کرده و زمان خود را اختصاص دهید.
میتواند به شما در مدیریت یک برنامه سختگیرانه کمک کند.
مرحله یک : وظایف مورد نیاز را مشخص کنید.
اهداف خود را اولویتبندی کردهاید، اکنون باید آنها را به کارهای قابل مدیریت تقسیم کنید و مشخص کنید که هر کار چقدر زمان نیاز دارد. هر یک از اهدافی را که شما و واحد تان باید به آنها برسید در نظر بگیرید تمام وظایف کلیدی مورد نیاز برای رسیدن به هر هدف را فهرست کنید.
مرحله دو : وظایف را اولویتبندی کنید.
هنگامیکه از کامل بودن لیست وظایف خودتان راضی شدید ، اولویتهای”B” ،”A “یا “C” را به هر یک اختصاص دهید -A بیشترین اولویت وظایف را نشان میدهد. اولویتهایی که برای وظایف تعیین میکنید باید نشاندهنده اهمیت هدفی باشد که هر وظیفه از آن پشتیبانی میکند.
اولویتهای A : از اهداف مهم شما حمایت میکنند. آنها وظایف باارزش بالا هستند. علاقه اصلی هستند.
اولویتهای B : از اهداف توانمندساز شما پشتیبانی میکنند و بهطور غیرمستقیم از اهداف مهم شما حمایت میکنند. آنها وظایفی باارزش متوسط و درجه فوریت بالا هستند.
و اولویتهای C : شامل وظایف ضروری و غیرضروری باارزش کم و اهمیت کمی است.
مرحله سه : ترتیب وظایف
“برنامهها تنها تصمیم خوب هستند مگر اینکه بلافاصله به کار سخت تبدیل شوند “
-پیتر دراکر
هنگامیکه وظایف خود را بررسی میکنید متوجه میشوید که برخی پیدرپی (متوالی) هستند، درحالیکه برخی دیگر بیاهمیت هستند. وظایف متوالی باید بهترتیب انجام شود یعنی هر یک باید قبل از شروع کار بعدی کموبیش به پایان برسد. بهعنوان مثال یک گزارش عمده که برای مدیریت ارشد تهیهشده است ممکن است دارای این ترتیب اهمیت باشد.
جمعآوری دادهها _ گزارش کلی _ نوشتن گزارش _ به جریان انداختن نظر _ ارسال وظایف متوالی را بهترتیب صحیح قرار دهید ، مشخص کنید که کدام کارها را باید شخصاً انجام دهید و کدام باید توسط واحد یا تیم شما انجام شود.
وظایف غیرضروری وظایفی هستند که از چنین توالی خطی پیروی نمیکنند. به عنوان مثال اگر شما در حال هماهنگسازی توسعه یک سیستم کامپیوتری جدید هستید ، توسعهدهندگان نرمافزار ممکن است منتظر بمانند تا برخی از سختافزارها پیشرفت کنند اما نه همه آنها. پس از آن نکته بسیاری از کارهای دو گروه را میتوان حضور موازی انجام داد. برای انجام این نوع وظایف به روابط بین گروهها توجه داشته باشید و بعداً هنگام برنامهریزی کار خودتان آنها را در نظر داشته باشید
مرحله چهار : برآورد زمان مورد نیاز
اندازهگیری کنید که هر کار یا فعالیت اولویتدار AوB برای انجام ، به چه مدتزمان نیاز دارد. اگر قبلاً کار مشابهی را انجام دادهاید از آن تجربه بهعنوان مبنایی برای برآورد زمان خود استفاده کنید . اگر چنین نکردهاید با همکاران ، مدیر خود یا همسالانتان که میتوانند در ارائه برآورد کمک کنند مشورت کنید. ۱۰ تا ۲۰ درصد “بالشتک” اضافه کنید تا مشکلات پیشبینینشده امکانپذیر باشد.
